Tietosuojaseloste: TREX AI -asiakasportaali
Luonnos. Teksti tarkistetaan ennen portaalin avaamista.
Päivitetty: 5.11.2026
Tämä seloste koskee TREX AI -asiakasportaalia (jäljempänä portaali). Muuta TREX AI:n toimintaa, kuten lipunmyyntiä, tapahtumaa ja trexai.fi-sivustoa, koskee TREX AI:n yleinen tietosuojaseloste.
1. Rekisterinpitäjä
- Ropina Innovations osk
- Y-tunnus: 3437234-7
- Osoite: Kuntokatu 3, 33520 Tampere
- Sähköposti: sales@trexai.fi
TREX AI on Ropina Innovations osk:n järjestämä tekoälytapahtuma.
2. Rekisterin nimi
TREX AI -asiakasportaalin käyttäjärekisteri.
3. Mitä tietoja käsittelemme
Tiedot, jotka annat itse rekisteröityessäsi:
- etu- ja sukunimi
- työsähköpostiosoite
- yritys
- titteli, jos kerrot sen
- suostumukset ja niiden ajankohdat: käyttöehtojen hyväksyminen (myös ehtojen versio), markkinointilupa sekä pyyntö saada ilmoitus, kun TREX AI 2027 -liput tulevat myyntiin
Tiedot, jotka syntyvät portaalia käytettäessä:
- käyttöoikeudet, esimerkiksi jäsenyys tai TREX AI 2026 -osallistujan oikeus, ja tieto siitä, mistä oikeus on peräisin
- pääsypyynnöt ja niihin kirjoittamasi lisätiedot
- kirjautumiset sekä kertakoodien ja kirjautumislinkkien lähetykset
- sisältöjen katselut ja tiedostojen lataukset (mitä sisältöä ja milloin)
- IP-osoite kirjautumisten, latausten ja muiden tilin toimintojen yhteydessä sekä selaimen tunnistetiedot (user agent)
- istuntotiedot
Tiedot muista lähteistä:
- TREX AI 2026 -tapahtuman osallistujalista Eventos-tapahtuma-alustalta. Portaaliin tallennetaan listalta vain sähköpostiosoite, Eventos-tunniste ja lipputyyppi. Peruttuja ilmoittautumisia ei tuoda. Listaa käytetään vain sen tarkistamiseen, osallistuitko tapahtumaan.
Emme pyydä portaalissa puhelinnumeroa, osoitetta, maksutietoja emmekä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.
4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
| Tarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|
| Käyttäjätilin luominen ja ylläpito, kirjautuminen ja sisältöjen tarjoaminen | Sopimus: käyttöehtojen mukainen palvelu |
| TREX AI 2026 -osallistujuuden tarkistaminen osallistujalistalta ja käyttöoikeuksien myöntäminen | Sopimus |
| Palveluun liittyvät viestit, kuten kirjautumiskoodit ja ilmoitus hyväksytystä pääsypyynnöstä | Sopimus |
| Tietoturva: väärinkäytösten estäminen ja selvittäminen, nopeusrajoitukset ja ylläpitäjien toimien kirjaaminen | Oikeutettu etu: palvelun ja sisältöjen suojaaminen |
| Palvelun kehittäminen: kootut tilastot siitä, mitä sisältöjä katsotaan ja ladataan | Oikeutettu etu: palvelun kehittäminen |
| Uutiskirjeet ja tapahtumatiedotteet | Suostumus (valinnainen) |
| Ilmoitus TREX AI 2027 -lippujen myynnin alkamisesta | Suostumus (valinnainen) |
Rekisteröityminen edellyttää nimeä, työsähköpostia ja yritystä. Ilman niitä emme voi luoda tiliä emmekä tarkistaa käyttöoikeutta. Titteli, markkinointilupa ja 2027-ilmoitus ovat vapaaehtoisia, eikä niiden puuttuminen vaikuta portaalin käyttöön.
Emme tee portaalin tietojen perusteella automaattisia päätöksiä, joilla olisi sinulle oikeudellisia tai muita merkittäviä vaikutuksia. Osallistujuuden tarkistus tehdään vertaamalla sähköpostiosoitetta osallistujalistaan. Jos osoitetta ei löydy, voit pyytää pääsyä, ja pyynnön käsittelee ihminen.
5. Tietojen käsittelijät
Käytämme portaalin toteuttamiseen seuraavia palveluntarjoajia. Ne käsittelevät tietoja vain meidän lukuumme ja ohjeidemme mukaisesti.
| Palveluntarjoaja | Tehtävä | Sijainti |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Palvelin, tietokanta ja varmuuskopiot | Saksa (EU) |
| Resend | Sähköpostien lähetys: kirjautumiskoodit ja palveluviestit | Yhdysvallat |
Emme myy henkilötietoja emmekä luovuta portaalin tietoja tapahtuman kumppaneille tai sponsoreille.
YouTube-videot. Tallenteet näytetään YouTube-upotuksina laajennetun tietosuojan tilassa (youtube-nocookie.com). YouTube ei tallenna evästeitä ennen kuin käynnistät videon. Kun käynnistät videon, Google saa tiedon katselusta ja voi tallentaa laitteellesi tietoja. Google toimii tältä osin itsenäisenä rekisterinpitäjänä, ja sen käsittelyä koskee Googlen tietosuojakäytäntö. Emme välitä Googlelle nimeäsi emmekä sähköpostiosoitettasi.
6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Portaalin tietokanta ja tiedostot sijaitsevat Saksassa. Sähköpostia lähetettäessä vastaanottajan osoite ja viestin sisältö siirtyvät Resendille Yhdysvaltoihin. Siirto perustuu Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin tai EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen Data Privacy Framework -järjestelyyn. YouTube-videoiden katselutietoja voidaan käsitellä Yhdysvalloissa Googlen omien ehtojen mukaisesti.
7. Säilytysajat
| Tieto | Säilytysaika |
|---|---|
| Käyttäjätili, profiili ja käyttöoikeudet | Niin kauan kuin tili on olemassa. Jos et ole kirjautunut tiliisi 24 kuukauteen, poistamme sen. Ilmoitamme poistosta etukäteen sähköpostilla. |
| Rekisteröityminen, jota ei ole vahvistettu kertakoodilla | 30 päivää |
| Suostumukset ja niiden ajankohdat | Tilin olemassaolon ajan. Markkinointilupa on voimassa siihen asti, kunnes perut sen. |
| Pääsypyynnöt | Tilin olemassaolon ajan |
| Lokitiedot: katselut, lataukset, ylläpidon toimet ja niihin liittyvät IP-osoitteet | 12 kuukautta |
| Kirjautumisten sekä kertakoodien ja kirjautumislinkkien lähetysten lokitiedot | 90 päivää |
| Istuntotiedot | Istunnon voimassaolon ajan, enintään 30 päivää |
| TREX AI 2026 -osallistujalista | 24 kuukautta siitä, kun lista tuotiin portaaliin (marraskuu 2026) |
| Varmuuskopiot | 14 päivää |
8. Tilin poistaminen
Voit poistaa tilisi itse portaalin profiilisivulla. Poisto on pysyvä. Samalla poistuvat:
- nimi, sähköpostiosoite, yritys ja titteli
- suostumukset
- käyttöoikeudet ja pääsypyynnöt
- istunnot
- kirjautumisiin sekä kertakoodien ja kirjautumislinkkien lähetyksiin liittyvät lokitiedot
Lokitietoihin jäävät tapahtumat, kuten katselut ja lataukset, eivät poiston jälkeen enää yhdisty nimeesi eikä sähköpostiosoitteeseesi. Ne poistuvat lopullisesti kohdassa 7 kerrotun säilytysajan kuluessa. Varmuuskopioista tiedot poistuvat 14 päivän kuluessa.
Poisto ei koske tietoja, joita käsittelemme lipunmyynnin ja tapahtuman yhteydessä. Niistä kerrotaan TREX AI:n yleisessä tietosuojaselosteessa.
9. Evästeet
Portaali käyttää vain välttämättömiä evästeitä. Istuntoeväste pitää sinut kirjautuneena, ja ilman sitä portaalia ei voi käyttää. Emme käytä portaalissa analytiikka- tai markkinointievästeitä. YouTube-upotuksista kerrotaan kohdassa 5.
10. Tietojen suojaus
- Yhteys portaaliin on salattu (HTTPS).
- Kirjautumisessa ei käytetä salasanaa. Kirjaudut sähköpostiisi lähetettävällä kertakoodilla tai kertakäyttöisellä linkillä. Molemmat ovat voimassa 10 minuuttia.
- Diat ja kuvat ladataan henkilökohtaisilla, lyhytaikaisilla latauslinkeillä, jotka toimivat vain omalla tililläsi.
- Ylläpitäjät kirjautuvat lisäksi kaksivaiheisella tunnistuksella, ja heidän toimensa kirjataan lokiin.
- Pääsy henkilötietoihin on rajattu niille TREX AI -tiimin jäsenille, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.
- Varmuuskopiot ovat salattuja.
11. Oikeutesi
Sinulla on oikeus:
- saada tieto siitä, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään, ja saada niistä jäljennös
- pyytää virheellisten tietojen korjaamista
- pyytää tietojesi poistamista tai poistaa tilisi itse profiilisivulla
- pyytää käsittelyn rajoittamista
- vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
- saada itse antamasi tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiseen palveluun
- peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Markkinointiluvan ja 2027-ilmoituksen voit perua profiilisivulla tai uutiskirjeen peruutuslinkistä. Peruutus ei vaikuta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen.
Lähetä pyynnöt osoitteeseen sales@trexai.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Voimme pyytää sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi ennen kuin luovutamme tai poistamme tietoja.
12. Valitus valvontaviranomaiselle
Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).
13. Selosteen muuttaminen
Päivitämme selostetta, kun portaali, palveluntarjoajat tai lainsäädäntö muuttuvat. Ajantasainen versio on aina portaalissa. Kerromme olennaisista muutoksista sähköpostilla tai portaalissa ennen kuin ne tulevat voimaan.
Muutoshistoria
- 5.11.2026: ensimmäinen versio